E-Mails richtig adressieren und Ärger vermeiden

Es passiert Praktikanten ebenso wie erfahrenen Mitarbeitern:  Mehrere Adressaten sollen gleichzeitig eine inhaltlich identische Mail erhalten. Der Versand geschieht dann aus Versehen so, dass jeder Empfänger auch alle anderen Empfänger sehen kann. Ein Fauxpas, der klar gegen den Datenschutz verstößt! Gut möglich, dass die Datenschutzaufsicht auch ein Bußgeld gegen den Übeltäter verhängt. Hier lesen Sie, wie sich solche E-Mail-Pannen leicht vermeiden lassen.

Erst denken, dann senden!

Wie so oft drängte mal wieder die Zeit. Der Kunden-Newsletter war in diesem Monat ohnehin schon spät dran. Also kurzerhand einen ehemaligen Text für die Mail an die Kunden herüberkopiert, ihn inhaltlich nur leicht angepasst, den Newsletter angehängt und dann raus damit…

Es dauerte nur wenige Minuten, bis der erste Anruf kam. Ein Kunde schäumte vor Wut und beschwerte sich lautstark: „Wie kann es sein, dass auch alle anderen Newsletter-Empfänger sehen können, dass ich den Newsletter erhalte?“ Die ehrliche Antwort wäre gewesen: Die Aushilfe hat aus den drei Möglichkeiten der Mail-Adressierung leider die falsche ausgewählt und das Cc-Feld genutzt!

Mails versenden in drei Varianten

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Adressaten gleichzeitig senden wollen, haben Sie drei Möglichkeiten:

  • Variante 1: Alle Empfänger werden in das An-Feld eingetragen.
  • Variante 2: In das An-Feld schreibt man die eigene Mail-Adresse. Die eigentlichen Adressaten setzen Sie in das Cc-Feld.
  • Variante 3: Wieder schreibt man die eigene Adresse in das An-Feld. Die eigentlichen Empfänger kommen in das Bcc-Feld.

Bcc in puncto Datenschutz oft am sinnvollsten

Dass Variante 1 keine Option für den Newsletter-Versand darstellt, war auch der Aushilfe klar. Hier sieht schließlich jeder Empfänger auch alle anderen Empfänger. Allerdings war sich die Aushilfe im Klaren, dass Variante 2 und Variante 3 irgendwie dasselbe sind. Weil gefehlt! Bei Variante 2 kann jeder Empfänger die vollständigen Adressen aller anderen Empfänger im Cc-Feld sehen. Bei Variante 3 sieht ein Empfänger die Adressen der anderen Empfänger im Bcc-Feld dagegen gerade nicht! Für den oberen Fall wäre dies also die richtige Wahl gewesen.

Kopie und Blindkopie richtig unterscheiden

Wie das? Des Rätsels Lösung ist einfach. Cc (also Variante 2) – Cc steht für Carbon Copy – beschreibt eine „für alle sichtbare Kopie“, Bcc (also Variante 3) – das B steht für Blind – bedeutet hingegen „Blindkopie, für die anderen Empfänger nicht sichtbar“. Also: Wer datenschutzkonforme Mails verschicken möchte, verwendet in solchen Fällen stets Variante 3 (Bcc) und nie Variante 2 (Cc)!

Bußgelder persönlich gegen Mitarbeiter

Greifen hier Ausreden wie „Einfach nur blöd gelaufen“ oder „Tut mir leid!“? Leider nein. Mehrere Aufsichtsbehörden für den Datenschutz (unter anderem in Bayern) haben in solchen Fällen durchaus schon gegen Mitarbeiter persönlich Bußgelder von einigen 100 Euro verhängt. Die oft erhebliche Rufschädigung für das Unternehmen kommt hinzu.

Scroll to Top